Organiser une activité

Le dynamisme d’un CE vient toujours de l’implication de salariés qui font partager leurs passions à leurs collègues.

Depuis son origine, le CE Thales Services Provence perpétue cette tradition. La diversité des activités de groupe proposées depuis des années le prouve : voyages, visites de parc d’attractions, sorties enfant, kart, kite surf, foot, jet ski, ski (simple week-end ou descente de la vallée blanche), sorties culturelles (Avignon, expositions sur Aix ou Marseille, …), …

Il faut toutefois retenir trois éléments importants:

  • Afin d’avoir les meilleures chances d’être retenue, il est indispensable de proposer son activité au cours du trimestre précédant l’exercice (dernier trimestre 2017 pour l’exercice 2018). A cet effet, une note est diffusée chaque année au plus tard en octobre.
  • En cours d’exercice, vous pouvez proposer une activité. Si le CE dispose de ressources financières, cette activité aura de fortes chances d’être retenue, sinon il vous faudra la proposer pour l’exercice suivant.
  • Pour les activités organisées par des salariés ne disposant pas d’heures de délégation (non élus CE et DP), il est possible d’obtenir un numéro d’imputation spécifique auprès du trésorier du CE Thales Services Provence

La commission des ASC du CE a la volonté de permettre l’organisation d’activités non prévues en début d’année. Pour ce faire, un suivi des activités est assuré pour détecter au plus tôt des activités qui seront abandonnées afin de pouvoir dégager du budget pour permettre la réalisation de nouvelles idées. N’hésitez donc pas à faire des propositions.

Proposer une activité

Les activités du CE peuvent être proposées par tout membre du « CE Thales Services Provence ». Pour proposer une activité il est nécessaire de remplir une Fiche de définition d’une activité dans laquelle on indique précisément :

  • Le nom de l’activité et des responsables (2 maximum) qui gèreront complètement l’activité,
  • Une description précise de l’activité,
  • Le nombre de personnes maximum qui seront admises dans l’activité ainsi que le mode de calcul de ce nombre.
  • Le coût total de l’activité (hors subvention),
  • Le montant des subventions en fonction du quotient familial (cf. chapitre « comment se calcule une subvention ? »),
  • Les mesures envisagées pour le personnel dépendant de sites lointains (Point de rassemblement spécifique, …)
  • Le montant du budget demandé.

Un recensement d’activités est fait une fois par an (entre juillet et septembre) en préparation du budget primitif. Les demandes d’activités faites en dehors de cette période seront traitées si un reliquat de budget se dégage.

Activité Voyage

Le prix d’achat des voyages par le CE est limité à 1600 euros par personne.

Un sondage est réalisé durant l’été pour déterminer les caractéristiques (lieu, durée, …) du voyage qui sera proposé l’année suivante.

Ce sondage sera réalisé en respectant les caractéristiques suivantes :

  • Il comprendra deux tours. Le second tour concernera les deux voyages arrivés en tête au premier tour.
  • Il sera demandé aux salariés d’indiquer le nombre de personnes susceptibles de s’inscrire sur la destination choisie. En cas d’égalité de votes entre plusieurs voyages, le voyage ayant le plus d’inscrits potentiels sera choisi.

Les organisateurs d’activités, salariés de Thales Services, peuvent bénéficier d’un crédit d’heures qui leur permet de couvrir le temps passé pour organiser leur activité. Le numéro d’imputation doit être demandé au trésorier du CE Thales Services Provence et ne peut être utilisé qu’avec son accord.

Retenir une activité

Le budget du « CE Thales Services Provence » s’effectue en deux étapes: un budget prévisionnel élaboré en octobre de l’année précédente et un budget rectificatif établi en juin de l’année courante.

Le budget prévisionnel s’élabore de la manière suivante :

  • Recensement des activités proposées par les salariés jusqu’à mi-septembre de l’année précédente
  • Si le montant total des activités dépasse nos capacités budgétaires, le choix des activités est effectué par les membres du bureau au cours d’une réunion. Le recours à un sondage pourra éventuellement être envisagé.

En juin, si des marges budgétaires se sont dégagées, un budget rectificatif est élaboré par le bureau qui choisira soit d’activer des activités gardées en réserve à l’occasion de l’élaboration du budget prévisionnel, soit de choisir des activités proposées en début d’année.

Calculer la subvention d’une activité

Pour les voyages, 4 taux de subventions seront appliqués : 40, 45, 50 et 60%.

Pour les autres activités (incluant le WE ville et les parcs d’attractions), le prix de vente CE est proposé par l’organisateur et validé par le bureau du CE. Ce prix devra respecter les règles suivantes :

  • Le taux de subvention ne pourra dépasser
  • 75% du prix d’achat par le CE pour toutes les activités
  • Pour les activités de plus de 200 euros par personne avec une subvention dépassant 60% , une consultation du bureau est nécessaire
  • Une activité dont le prix d’achat est inférieur à 200 euros par personne aura un taux de subvention unique au maximum de 60%
  • Une activité dont le prix d’achat est supérieur ou égal à 200 euros par personne aura 4 taux de subvention séparés :
  • de 10% pour un prix d’achat compris entre 200 et 500 euros par personne
  • de 5% pour un prix d’achat supérieur à 500 euros par personne.

Aucune activité ne peut être subventionnée dans sa totalité. Dans tous les cas une subvention sera demandé aux salariés.

Aucune subvention ne peut être accordée à des personnes extérieures sauf si l’activité est négociée pour un nombre forfaitaire de personnes (les personnes extérieures viennent alors en complément s’il reste des places) ou si la personne extérieure apporte, à titre gracieux, son concours pour que l’activité se déroule dans les conditions optimum de sécurité.

Fixer la date d’une activité

L’expérience montre qu’il vaut mieux éviter de prévoir deux activités CE le même week-end. Un calendrier des activités est tenu à jour par le trésorier du CE. Avant de fixer la date de l’activité, vous devez contacter le trésorier du CE Thales Services Provence qui vous communiquera les dates libres.

Lancer les inscriptions

L’organisation d’une activité doit respecter les règles suivantes :

Une note d’information doit être élaborée par le ou les responsables d’activités. Cette note doit contenir les éléments suivants :

  • Une description précise de l’activité indiquant son contenu, son lieu, les dates et heures de départ et d’arrivée, les prestations fournies, les prestations non comprises, le prix, les conditions de paiement, la date limite d’inscription.
  • Un bulletin d’inscription mentionnant les noms, prénoms des salariés et ayants droits désirant participer à l’activité. La signature du salarié devra être exigée sur le bulletin.

Ce bulletin sera transmis, avant diffusion, au trésorier du « CE Thales Services Provence » qui validera que l’activité est couverte par les assurances du comité d’entreprise et qui présentera éventuellement cette activité à l’approbation du CE Thales Services.

Information des salariés

Les ressortissants et ayant-droits du « CE Thales Services Provence » sont répartis sur différents sites de la région. Afin d’assurer l’accès à tous, la note d’information doit être diffusée aux salariés au moins un mois avant la date limite d’inscription. Le trésorier du CE Thales Services Provence assure la diffusion de la note par e-mail (personnel ou professionnel).

Sélectionner les participants

Sont concernés par une activité, tous les salariés faisant partie des effectifs inscrits de l’entreprise à la date limite d’inscription.

La sélection des participants à une activité doit suivre les règles suivantes :

  • L’inscription sera effective lorsque le bulletin d’inscription rempli et signé aura été retourné avec l’ensemble des chèques, à savoir : un éventuel chèque d’acompte, un chèque réglant le solde de l’activité avant subvention, un chèque du montant de subvention CE. L’ordre des chèques est toujours « CE Thales Services Provence »
  • Si vous avez surnombre de participants, vous devez transmettre votre liste au trésorier du « CE Thales Services Provence », qui vous indiquera les salariés ayant obtenu le moins de subventions au cours des douze derniers mois (critère multi activités), sans indication sur les montants perçus. Le ou les organisateurs (2 maximum) sont prioritaires dans leur activité.
  • L’application du critère multi-activités respectera les règles suivantes :
  • Pour une activité, le montant par participant affecté au critère multi-activités est égal au coût de la subvention versée par le CE pour le salarié et ses ayants droits.
  • Pour l’activité « Voyage », le critère multi-activités doit prendre en compte les subventions versées pour le voyage de l’année précédente, même si l’écart entre les deux voyages est supérieur à 12 mois.
  • Pour les autres activités, toutes les consommations des 12 derniers mois seront prises en compte.
  • Si un salarié quitte la société (par démission, par mutation (interne Groupe ou DCNS) ou par rupture de sa période d’essai de son fait) entre la date limite d’inscription et la date de réalisation de l’activité et que des salariés sont en liste d’attente, le salarié concerné sera remplacé par un salarié en liste d’attente. Cette disposition ne s’applique pas à un salarié licencié ou voyant sa période d’essai rompue par l’employeur ou faisant l’objet d’un transfert collectif.
  • La consommation associée à une activité est saisie à la date limite d’inscription (à partir d’une estimation de la participation), puis remise à jour après la réalisation de l’activité. La consommation associée à une activité est supprimée au début du mois du premier anniversaire de l’activité, sauf pour l’activité « Grand voyage » qui est maintenue jusqu’à la date limite d’inscription du voyage suivant.
  • Pour les conjoints (mariés, pacsés, concubins, union libre), tous deux ressortissants du « CE Thales Services Provence », la moyenne des subventions sera retenue.
  • A la date limite d’inscription, vous devez faire parvenir au trésorier du « CE Thales Services Provence » la liste des participants retenus et les chèques recueillis.

Une activité de groupe ne peut se dérouler si elle comporte moins de 10 participants (salariés et ayant droit), sauf arbitrage du bureau.

 

Les participants à une activité doivent être respectueux des règles de sécurité et de vie commune.

 

NOTA : La plupart des activités nécessitent de faire des réservations pour un nombre précis de personnes. Le CE ne peut s’engager que sur des participations effectives. Il appartient au trésorier du CE « Thales Services Provence » d’effectuer les réservations et de signer les contrats inhérents aux activités et ce, après la date limite d’inscription.

Gérer les annulations, préjudices et dédommagements

Annulations

Dans la mesure du possible, des assurances annulation et assistance sont souscrites.

En cas d’annulation de la part d’un salarié, le CE percevra l’intégralité des chèques déposés (y compris la subvention CE). Il appartiendra au salarié de faire valoir ses droits auprès des assurances. Le CE lui apportera toute l’assistance possible dans les démarches entreprises et remboursera au salarié toutes les sommes versées sur le compte du CE par les assurances. Toute décision dérogeant à cette règle ne pourra être prise que par le bureau du « CE Thales Services Provence ».

En l’absence d’assurance, si dans les trois jours suivant l’activité, un certificat médical n’est pas fourni au CE par le ressortissant, le CE encaissera l’ensemble des chèques (participation et subvention CE)..

Préjudices et dédommagements

Quand, pour une activité, le CE constate un manque dans la prestation proposée, il peut être amené à négocier un dédommagement avec le ou les prestataires. Dans ce cas, le CE reverse aux participants tout ou partie des sommes perçues suivant la règle suivante :

  • Dans la limite du prix de vente CE
  • Si et seulement si la somme à reverser par participant est supérieure ou égale à 10 euros ou représente une part égale ou supérieure à 10% du prix de vente du participant ayant la plus faible subvention.

Si le manque a généré un préjudice pour les participants (Ex : retard d’avion ayant nécessité la pose de congés supplémentaires, ….), la négociation avec les prestataires tentera d’intégrer la prise en charge de ce préjudice et le remboursement effectué (par essence fonction du préjudice subit et qui implique généralement l’accord individuel de chaque participant) n’aura pas de lien avec le prix payé par le participant à l’activité.